Interne bedrijfsprocessen verbeteren met deze 3 tips
Bij het vastleggen van procesbeschrijvingen, wordt vooral de interne en externe stakeholder in gedachten gehouden. Voor hen is het namelijk een noodzakelijke gebeurtenis. Maar de procesbeschrijvingen zijn vervolgens niet levend of actief binnen een organisatie. Om hier verandering in te brengen, moeten interne bedrijfsprocessen en de beschrijving ervan verbeterd worden. We hebben een aantal tips voor je, waardoor jou dat binnenkort ook zeker moet gaan lukken. Start bijvoorbeeld met een projectteam, waarbij interne medewerkers betrokken zijn en vertrouwd raken met procesmatig denken. De beschrijvingen worden door een extern team opgesteld, maar interne medewerkers kunnen op den duur het stokje overnemen.
Projectdoelstelling formuleren en key processen in kaart brengen
Stel een duidelijke projectdoelstelling over onder andere kostenbesparing, fraudebestrijding enzovoort. Deze doelstelling wordt continu getoetst en gerapporteerd naar de directie, waardoor er een duidelijk draagvlak is. Nu kunnen de key processen bepaald worden. Dit houdt in dat per processtap risico’s in kaart worden gebracht en beheersmaatregelen beschreven worden. Daarna wordt bekeken hoe groot de kans is dat zo’n risico werkelijkheid wordt. Voor de meest waarschijnlijke risico’s worden beheersmaatregelen opgesteld, waarbij duidelijk moet zijn wie er eindverantwoordelijke is. Welk softwarepakket hiervoor nodig is, kan het best bepaald worden in overleg met een externe, onafhankelijk adviseur.
Handig: ERP software gebruiken
Wil je de administratieve druk binnen je organisatie verminderen en je kunnen richten op de taken die er echt toe doen? Veel administratieve bedrijfsprocessen hangen samen met elkaar. Daarom is het handig om één compleet systeem te kunnen gebruiken om die activiteiten te laten samenkomen. Zo’n systeem noemen we een ERP systeem. Door zo’n systeem te gebruiken, verlies je geen tijd aan dubbel werk, werk je efficiënter en kun je je focussen op de kerntaken binnen de organisatie. Je kunt bijvoorbeeld ERP software van AFAS gebruiken om je bedrijfsprocessen intern te verbeteren.
En verder?
Wanneer je wilt dat de procesbeschrijvingen en de uitvoering ervan zullen slagen, is het belangrijk om alles vast te leggen. Je kunt hiervoor een normenkader gebruiken. Vervolgens kan door een beheersplan om de zoveel tijd een test worden gedaan om te zien hoe goed het werkt. Het resultaat hiervan wordt gecommuniceerd met de proceseigenaren en procesmanager(s). Een plan kan haast nooit in één keer goed zijn, dus continue verbetering is noodzakelijk. Ook in deze situatie is ‘vallen en weer opstaan’ daarom de beste manier, vooral omdat er ook continu nieuwe inzichten naar boven kunnen komen.